Een nieuw Warehouse Management Systeem (WMS) implementeren is een intensief traject maar kan zeer veel opleveren. Helaas lopen n veel bedrijven bij de implementatie tegen dezelfde valkuilen aan. In dit artikel bespreek ik 8 veelvoorkomende fouten én hoe je ze voorkomt.
1. Geen heldere procesbeschrijving
“Maar we weten toch hoe het werkt?”
Dat klopt, jij als organisatie kent je processen, de WMS-leverancier echter niet. Een goede implementatie begint bij een gedetailleerde beschrijving van je processen: zowel qua flows als werkwijzen. Wat zijn je klant- en orderkenmerken? Hoe lopen goederen fysiek? Welke uitzonderingen zijn er? Welke beslissingen worden op de vloer genomen, en door wie?
Door dit helder te documenteren, geef je de leverancier het juiste vertrekpunt én voorkom je misverstanden. Het is bovendien een mooie aanleiding om je processen eens te herzien. Zijn we eigenlijk wel tevreden met de manier waarop we werken?
Twee tips voor het maken van een procesbeschrijving:
1. Beschrijf processen functioneel. Operationele procesbeschrijvingen (werkinstructies) volgen pas als je functionele proces duidelijk is.
2. Evalueer je proces door zowel een “AS IS” als “TO BE” proces uit te werken (op functioneel niveau). Een WMS implementatie is het ideale moment om je proces te herzien.
2. System leading of process leading?
Veel organisaties roepen in het begin: “We gaan system leading werken.” Klinkt logisch, want dan werk je met de standaard. Tot blijkt dat het systeem jouw (beoogde) realiteit niet helemaal dekt.
Mijn visie hierop: je begint nooit blanco. Je hebt een proces, en dat wil je geoptimaliseerd aansturen met een WMS. Laten we niet doen alsof dat proces er niet is.
De functionele procesbeschrijving helpt hierbij want dat zou duidelijk moeten maken waarom je het proces inricht zoals je het inricht. Dit geeft de WMS leverancier inzicht in de onderbouwing achter je keuzes en stelt hen in staat mee te denken over een oplossing.
Anderzijds, tsja, soms “is iets gewoon zo gegroeid”. Dat is logisch en verklaarbaar maar zijn typisch aspecten in je proces waarop je je niet te veel moet vastbijten. Focus niet op het HOE maar op het WAT: de beoogde uitkomst.
WMS-leveranciers hebben tientallen zo niet honderden processen bij andere bedrijven gezien en nemen in hun software de best practices over. Ga dus in gesprek: waar komt het systeem overeen met jouw processen? En waar niet? Is de oplossing van de WMS partij beter? Of wordt het beoogde resultaat voor jouw organisatie simpelweg niet bereikt? Dan is wellicht maatwerk een optie, of wellicht toch een andere partij.
3. De deelprojecten worden onderschat
Een WMS-implementatie raakt meer dan alleen het systeem. Denk aan aanpassingen in je organisatie, het opleiden van medewerkers, het herinrichten van werkplekken of het aanpassen van procedures. Reserveer capaciteit en expertise voor deze nevenprojecten. Doe je dat niet, dan komt de hele planning in het gedrang.
4. Te weinig aandacht voor de menskant
Een WMS verandert de manier van werken, op de vloer én in kantoorfuncties. Logistiek medewerkers moeten vaak leren werken met scanners of nieuwe schermen. Administratieve collega’s krijgen nieuwe inzichten, dashboards of werkwijzen. Zorg voor duidelijke communicatie, goede training én voldoende ruimte voor vragen. Zonder draagvlak geen succes.
5. Geen rekening houden met aangrenzende afdelingen
Een WMS raakt meer dan het magazijn. Denk aan expeditie, transportplanning, klantenservice, inkoop, functioneel beheer, finance of data analytics. Verander je het hart van de operatie, dan veranderen de schakels eromheen mee. Betrek deze teams tijdig: wat verandert er voor hen? Welke data gebruiken zij? Welke output verwachten ze?
6. Mechanisatie en WMS: wie stuurt wie?
Heb je mechanisatie (zoals sorteersystemen of liften)? Dan moet je vooraf bepalen wie de regie voert: het WMS of de PLC. Deze systemen zijn fundamenteel verschillend en moeten naadloos samenwerken. Laat dit vroeg onderzoeken en definieer verantwoordelijkheden en interfaces tussen beide.
7. Vergeten van hardware en infrastructuur
Een nieuw WMS is afhankelijk van goedwerkende hardware. Denk aan scanners, printers, schermen, labelmachines en wifi-dekking. Te vaak wordt dit pas laat getest, met vertraging en frustratie tot gevolg. Neem de hardware vanaf dag één mee in de planning en test grondig.
8. Onduidelijkheid over rollen en eigenaarschap
Een veelvoorkomend fenomeen in WMS-projecten is rolonduidelijkheid. Wie is waarvoor verantwoordelijk – en in welke hoedanigheid? In de beginfase van het project zijn het vaak de projectmanager, business analyst en IT-partners die de kar trekken. Maar naarmate de implementatie concreter wordt, verschuift het zwaartepunt richting de operatie: warehousemanagement, teamleiders en magazijnmedewerkers.
Maak deze afspraken als alles nog “koek en ei” is. Want als er zich dan onvoorziene issues voordoen is het ook helder wie daarvoor verantwoordelijk is.
Wees ook niet bang om te benoemen als de praktijk anders werkt dan hoe het eerder is afgesproken. Daar kunnen heel goede redenen voor zijn. Door te benoemen en afspraken expliciet te herzien voorkom je onduidelijkheid en verwarring.
Conclusie
Een WMS-implementatie is niet zomaar een IT-project – het is een organisatiebrede verandering. Door deze valkuilen te herkennen en te adresseren vóórdat ze zich voordoen, vergroot je de kans op succes aanzienlijk.
🎯 Meer weten of sparren over jouw WMS-traject? Neem contact op.
Nederlands 
English